Kadernota2016

De samenleving verandert. Bedrijven, instellingen, burgers willen meedoen en overheden kunnen en willen het niet meer alleen doen. Binnen de provincie stellen we steeds meer de opgaven centraal. De organisatie staat de komende tijd voor de uitdaging om haar manier van werken hier op aan te passen en verder te vernieuwen. In 2015 is een organisatieontwikkelingstraject gestart en zijn de kaders bepaald om verder inhoud te geven aan de thema’s professionaliteit, leiderschap, verantwoordelijkheid, opgave gericht werken en bedrijfsvoering in balans. In 2016 wordt dit ontwikkeltraject gecontinueerd, waarbij het vormen van een stip aan de horizon voor de organisatie en het daaraan verbinden van de medewerkers belangrijke speerpunten zijn. Kernwaarden en richtinggevende principes waarbinnen iedereen handelt worden uitgewerkt. Als de opgaven leidend zijn, dan zijn de middelen volgend. Als provincie moeten wij adequaat op veranderingen kunnen blijven inspelen en wendbaar zijn. Dit vraagt om het flexibel inzetten van medewerkers. Ook hier wordt in 2016 verder inhoud aan gegeven. Onze medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal. Hierbij past een organisatie bij waarin medewerkers op basis van hun professionaliteit zelf de regie voeren op het werk. Dit betekent invulling geven aan persoonlijk leiderschap voor alle medewerkers en medewerkersparticipatie vergroten. Continu leren en ontwikkelen staan daarbij centraal. Hoe medewerkers deze aspecten ervaren meten we in 2016 met een medewerkersonderzoek waarbij we een nieuwe methodiek hanteren.
Sturing geven aan deze veranderingen vraagt ook iets van het management. Kennis van organisatiekunde en vaardigheden in verandermanagement zijn van toenemend belang. Ook komt er meer aandacht voor een heldere opdrachtgevers-opdrachtnemersrelatie op basis van smart-geformuleerde opdrachten.

Ontwikkelingen die van invloed zijn op de personele formatie

Wet Natuurbescherming

In het kader van het Natuurpact (2013) tussen rijk en provincies worden de provincies verantwoordelijk voor het natuurbeleid in Nederland. De door het Rijk beschikbaar gestelde middelen zijn voor enkele onderdelen ontoereikend om de benodigde extra capaciteit (fte) voor de uitvoering van de overgedragen taken te financieren. Het gaat hier om de uitvoering van de wet natuurbescherming, de subsidiëring van het (agrarische) natuurbeheer en de invulling van het natuurcompensatieloket. Benodigd is een structurele uitbreiding van de formatie van het concern met 7 fte. Voor 1 fte is structurele dekking; voor 6 fte wordt in de Kadernota 2016 een structurele dekking gevraagd van € 429.500/jaar (Zie ook hoofdstuk 5 Beleid en vergunningen invoering Wet Natuurbescherming).

Uitvoeringsprogramma IBT 2016 – 2019

In het kader van de wet Revitalisering Generiek Toezicht zijn in 2012 afspraken gemaakt tussen Rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen over de uitvoering van de gemoderniseerde toezichtstaak. Deze afspraken zijn uitgewerkt met gemeenten en waterschappen op regionaal niveau. Bovendien zijn tegelijkertijd de toezichtstaken van de provincies uitgebreid met het werkveld omgevingsrecht. In de afgelopen twee jaar is ervaring opgedaan met de verschillende vernieuwde IBT-taken. Op basis daarvan hebben wij het Uitvoeringsprogramma IBT 2016-2019 vastgesteld (GS-besluit 9-2-2016), uitgaande van een basisniveau uitvoering van de landelijke afspraken. Om de nieuwe taak en de landelijke en regionale afspraken van sober en proportioneel toezicht te kunnen voldoen, is een extra formatie van 1,8 fte nodig. Voor 1,2 fte van deze extra capaciteit is structureel geld beschik-baar (€ 100.000), dat met het overhevelen van de IBT-taak omgevingsrecht van het rijk naar de provincie is overgekomen; voor 0,6 fte wordt in de Kadernota 2016 een structurele dekking gevraagd van € 51.000/jaar. (Zie ook hoofdstuk 5 Uitvoering Interbestuurlijk Toezicht).

Openbaar Vervoer

Begin 2016 is aan de afdeling OV opdracht gegeven de afdeling  kwantitatief en kwalitatief te versterken i.v.m. majeure opgaven in de komende jaren.  De Directie heeft daarom besloten de vaste formatie uit te breiden met 13 fte. De dekking van deze formatie-uitbreiding past binnen de bestaande OV begroting.

Effect op bedrijfsvoering

Uitbreiding van formatieplaatsen heeft effect op de bedrijfsvoering. Vaste parameter per 1 fte is € 15.000. Hierdoor wordt in de kadernota de gevraagde dekking voor Natuurpact € 105.000 (in 2017: 50%) en voor IBT met € 27.000 verhoogd. Voorgesteld wordt dat de kosten van de bedrijfsvoering worden gedekt binnen de claims voor natuurbescherming en IBT (dus binnen de € 105.000 en € 27.000).
De uitbreiding van 13 fte voor Openbaar Vervoer heeft eveneens consequenties voor de bedrijfsvoering. De dekking hiervoor van € 195.000 past binnen de bestaande begroting (zie ook hoofdstuk 5 “Effect formatie uitbreiding op bedrijfsvoering”).

Verdwijnen van taken

Tegelijkertijd met de uitbreiding van taken, verdwijnen er ook taken. De provinciale taken op het gebied van de Jeugdzorg zijn overgedragen aan de gemeenten en het programma Jeugdzorg vanuit de Provincie is daarmee geëindigd. Het team Jeugdzorg is met ingang van 1 januari 2016 opgeheven en de medewerkers van team Jeugdzorg zijn herverdeeld over de organisatie.
Bij het wegvallen van de taken op het gebied van de Jeugdzorg is de provincie gekort op het provinciefonds. Deze korting is in de begroting van de provincie verwerkt door de budgetten van Jeugdzorg te schrappen. Hiermee is de dekking van de formatie voor Jeugdzorg weggevallen. Deze medewerkers kunnen alleen naar nieuwe taken, indien daar wel dekking voor aanwezig is. Zij kunnen dus alleen geplaatst worden op bestaande formatie of op nieuwe formatie, maar hiervoor moet dan wel middelen voor beschikbaar zijn. Deels zijn medewerkers al geplaatst op bestaande formatie. Van de oorspronkelijke 16fte waaruit het team bestond moeten nog 8,3 fte in binnen de formatie worden gebracht. Bij de jaarrekening 2015 is het restant bedrag van Jeugdzorg in de reserve frictiekosten gestort. De medewerkers die nog niet binnen de formatie zijn gebracht kunnen uit deze reserve worden gedekt.

Presto

Om de bedrijfsvoeringsprocessen te standaardiseren en de stuurinformatie voor bestuur en management te verbeteren, wordt een Enterprise Resource Planning pakket (ERP) ingevoerd. Hiervoor is een projectorganisatie opgezet onder de naam PRESTO.
In 2015 is het systeem voor financiën en projectadministratie aangeschaft en geïmplementeerd. Voor het verder verbeteren van de bedrijfsvoering is begin 2016 gestart met de voorbereiding van de invoering van de Human Resources (HR) module en de Facilitair module. Deze modules zullen de huidige systemen vervangen.

Desintegratiekosten RUD

Wij hebben in december 2013 aangegeven dat de vorming van RUD Utrecht 2.0 bij de provincie tot desintegratie-kosten leidt. Het betreft kosten voor overhead, ondersteunend personeel, ICT, huisvesting en facilitaire kosten.
De bijdrage aan de RUD is inclusief deze kosten. Het was echter niet mogelijk om deze kosten direct vanaf de start van de RUD per 1 juli 2014 één op eén te laten vrijvallen bij de provincie. Dit vertaalde zich aanvankelijk in een dekkingstekort  van bijna 1,6 mln. op jaarbasis. Door het nemen van maatregelen zijn deze desintegratiekosten ondertussen afgebouwd tot € 1,067 mln. op jaarbasis.
Naast de vorming van de RUD in 2014 hebben we in 2015 te maken gekregen met de invlechting van de BRU. Bij deze invlechting zijn de budgetten voor overhead  in de meeste gevallen niet verhoogd. Hierdoor is de situatie ontstaan dat het bij de vorming van de RUD niet naar rato van de taakreductie meekrimpen van de budgetten voor overhead  gecompenseerd wordt door het bij de invlechting van de BRU niet naar rato van de taakuitbreiding meegroeien van deze budgetten.
Met het bovenstaande is tegelijkertijd het probleem desintegratiekosten opgelost en wordt het restant van de desintegratiekosten (€ 1,067 mln.) volledig geëlimineerd.
Daarom kan de reserve desintegratiekosten opgeheven worden en is terugverdienen via lagere bijdrage niet meer aan de orde. Het bedrag wat nog in de reserve aanwezig was, komt overeen met de voorfinanciering vanuit de Saldireserve en wordt daarom ook weer teruggestort in de Saldireserve. De structurele storting in de reserve ad € 400.000 kan achterwege blijven. Deze middelen vallen vrij ten gunste van de algemene middelen. Mogelijk komt er in de Najaarsrapportage 2016 op basis van nader onderzoek een claim voor uitbreiding van het takenpakket van de RUD op het gebied van de Handhaving van de nieuwe Natuurwet.