Kadernota2016

In het coalitieakkoord is € 1 mln. beschikbaar gesteld voor 6 thema’s. Op dat moment was nog geen nadere toedeling van de middelen aan de verschillende thema’s bekend. Naar aanleiding van een verdere uitwerking van een aantal  thema’s heeft GS de volgende verdeling van de middelen afgesproken:

Voor Open data en Eén loketfunctie dient deze nadere uitwerking echter nog plaats te vinden. Mogelijk kan bij deze uitwerking blijken dat aanvullende algemene middelen noodzakelijk zijn, waarbij de norm uit het Coalitieakkoord over de minimale omvang van de algemene reserve van € 10 mln. leidend is.

Aanpassingen werkgeverslasten i.v.m. cao afspraken

Per 1 april treedt de nieuwe Cao in werking, deze geldt ook voor de medewerkers die gebruik maken van het mobiliteitsmaatwerk. Daarnaast is ook de pensioenpremies aangepast. Dit leidt tot een stijging van de werkgeverslasten ad € 805.000 in 2016. Door de afloop van het mobiliteitsmaatwerk neemt de stijging af van
 € 858.000 in 2017 tot € 832.000 in 2020. We stellen voor dit bedrag te dekken uit de daarvoor bestemde stelpost Loon- prijscompensatie.

VBI en PRESTO II

Om de bedrijfsvoering processen te standaardiseren en de stuurinformatie voor bestuur en management te verbeteren, wordt een Enterprise Resource Planning pakket (ERP) geïmplementeerd.
Daartoe is de provincie in 2013 project PRESTO gestart. PRESTO staat voor Proces, Efficiency, Sturing en Organisatie. Project PRESTO streeft naar invoering van een geïntegreerde oplossing, die de bedrijfsvoering van de provincie ondersteunt. De gekozen aanpak voor dit project en de invoering van het pakket verloopt stapsgewijs. Voor het project is in 2013 een budget van 2,2 mln. ter beschikking gesteld (+ 0,5 mln. euro investeringsbudget).
Omdat de eerste aanbestedingsprocedure, in 2014, geen geschikte aanbieder had opgeleverd, is de aanschaf en implementatie van het integrale bedrijfsvoeringssysteem opnieuw aanbesteed. Gevolg hiervan is o.a. een langere doorlooptijd en hogere kosten voor de aanbestedingsfase van het project PRESTO.  De definitieve gunning heeft in april  2015 plaatsgevonden. In 2013 en 2014 zijn in het kader van PRESTO de Sturingscycli vernieuwd en is een Dashboard ontwikkeld voor rapportages aan Bestuur en management.
In 2015 is het systeem voor financiën en projectadministratie aangeschaft en geïmplementeerd. Op 11januari 2016 is dit eerste deel van Presto (projecten en financiën) live gegaan. Alle provinciemedewerkers werken vanaf die dag in één geïntegreerd systeem voor zaken als verplichtingen, facturen en projectenbeheer. Hiervoor hebben er in een relatief korttijdbestek een aantal cruciale activiteiten plaats gevonden, zoals de Europese Aanbesteding, het opstellen van de blauwdruk, de installatie van de omgeving, het uitvoeren van een Fit-Gap analyse, de conversie van stamgegevens, de acceptatie test en het opleiden van alle provinciemedewerkers.
In de periode tot 1 april 2016  is de implementatie verder geoptimaliseerd. Rekening houdende met nog af te handelende restpunten bedragen de totaal te verwachten kosten van het project rond de 1,8 mln. euro. Het te verwachten restantbudget bedraagt hierdoor 0,4 mln. euro.
Voor het nog verder verbeteren van de werkprocessen en de sturingsinformatie met betrekking tot de bedrijfsvoering is begin 2016 het Programma Verbetering Bedrijfsvoerings-Informatie (VBI) opgezet. Belangrijk onderdeel van dit programma is de invoering van de Facilitair module van het ERP Systeem (PRESTO), en een strategische oriëntatie op het invoeren van de HR-module. Hiermee wordt vernieuwing en verbetering van de bedrijfsvoeringsprocessen gerealiseerd. Binnen het Programma VBI worden tevens de informatie-architectuur en de Informatieveiligheid op een hoger plan gebracht, de beheerprocessen ingeregeld en de oude systemen uit gefaseerd. In 2016 en 2017  is voor de programma-organisatie VBI ca 0.1 mln. euro per jaar nodig.
Voor de oriëntatie op HR en de implementatie van de module Facilitair wordt het project PRESTO II ingericht. Voor de implementatie van de HR module zal een apart traject worden ingericht  dat doorloopt in 2017/2018.  Hierover zal  separaat worden besloten op basis van een businesscase en bijbehorende budgetaanvraag.

PRESTO II zal veel inzet vragen van projectmanagement en inhoudelijk deskundigen. Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met interne mensen, maar voor bepaalde rollen/functies zal extern ingehuurd moeten worden. Tevens zal voor de continuïteit van het reguliere werkproces (gedeeltelijke) compensatie van de inzet van eigen medewerkers moeten worden ingehuurd.
Wij stellen u voor uit de algemene middelen in 2016 € 1,1 mln. en in 2017 € 400.000 beschikbaar te stellen.
Daarnaast wordt nog € 500.000 binnen bestaande begroting gedekt.
Op basis van de voortgang van het project, daarbij gesteund door een sterke sturing op het project, wordt bij de Najaarsrapportage 2016 en de Jaarrekening 2016 bekeken of en in hoeverre nog extra middelen nodig zijn.

Verbeteren dossier- en archiefbeheer

Naar aanleiding van het CCO-onderzoek ‘Dossier en archiefbeheer’ is er een projectplan opgesteld voor het verbeteren van de situatie rond de dossier- en archiefvorming. Met de uitvoering van dit plan wordt beoogd ervoor te zorgen dat dossiers volledig zijn en daarmee de werkprocessen beter ondersteunen, de provincie haar handelen beter kan verantwoorden en dat er beter wordt aangesloten op de eisen van de archiefwet.

Voor het uitvoeren van het projectplan is naar verwachting € 200.000 nodig voor de inhuur van een projectleider/DIV-adviseur en voor aanpassingen aan het documentmanagement systeem.

De projectleider/DIV-adviseur krijgt de volgende taken:

• het leiden van het project voor het verbeteren van het dossier- en archiefbeheer en binnen dit project:
• het adviseren over het in positie brengen van proceseigenaren in hun rol als verantwoordelijke voor de kwaliteit van de dossiers van de betreffende processen;
• het adviseren over het bewust maken van medewerkers over het belang van actuele en complete dossiers;
• het begeleiden van de medewerkers van het cluster SER-ICT-DIV bij het borgen van de dossierkwaliteit binnen Documentum;
• het opstellen van een business case voor de structurele verbetering of vervanging van Documentum.

Binnen het bestaande budget kan € 100.000 worden opgevangen. Voorgesteld wordt om de resterende € 100.000 in 2017 t.l.v. de algemene middelen te brengen.

Asbestdossier

In 2016 zijn de lopende aansprakelijkheidsstellingprocedures tegen de asbestsaneringsbedrijven Horyon, Sanitas en Boot voortgezet. In 2015 is Horyon failliet gegaan en houdt daarmee op te bestaan. Omdat de claim tegen Horyon het overgrote deel van de totale vorderingen op de drie voornoemde bedrijven beslaat, hebben Gedeputeerde Staten besloten aan Van Till Advocaten opdracht te geven tot het tot stand brengen van beëindigingsregelingen met de drie partijen met als doel om de juridische procedures te beëindigen. De curator van Horyon werkt niet mee aan een beëindigingsregeling. Dit betekent dat de procedure van voornoemd incidenteel appel in 2016 zal worden voortgezet, omdat de provincie wil dat genoemd tussenvonnis, met dwangsommen, wordt aangepast.
Met Sanitas en Boot zijn beëindigingsovereenkomsten overeengekomen.
Ingeschat wordt dat voor 2016 vanwege het incidenteel appel in de zaak tegen Horyon maximaal € 50.000,- nodig is. De asbestzaak is een complex dossier gebleken en daarmee zijn dit bewerkelijke rechtszaken, waarmee een substantieel urenbeslag voor de advocaten en voor de organisatie (niet bij deze raming betrokken) is gemoeid. Voorgesteld wordt om de kosten ten laste te brengen van de reserve Huisvesting. Die reserve is mede gevoed met opbrengsten uit de verkoop van het voormalige provinciekantoor. De kosten die nu gemaakt worden hangen daar mee samen.        

Vluchtelingenopvang

In oktober 2015 is door de ministers van BZK en V&J de urgentie van noodopvang voor vluchtelingen geadresseerd en een beroep gedaan op alle Rijksheren Commissaris van de Koning en alle veiligheidsregio’s. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers heeft expliciet daarbij het verzoek gedaan om de mogelijkheid van turn-key levering van noodopvang te onderzoeken. Reden is dat deze uitvoeringsorganisatie de exorbitante en plotselinge vraag naar opvanglocaties niet langer zelfstandig kon uitvoeren. In de provincie is het verzoek van het Rijk en COA met voorrang opgepakt en hebben provincie, VRU en gemeenten de handen in een geslagen en is de Taskforce Opvang Vluchtelingen Utrecht (TOV) opgericht. De TOV heeft de opvangvraag tijdens een vertrouwelijke conferentie neergelegd bij de Utrechtse burgemeesters en alle gemeenten afzonderlijk bezocht om mogelijke hulpvragen te faciliteren met bouwkundig onderzoek naar opvangplekken, projectmanagementondersteuning en communicatie-capaciteit. Tevens is de turn-key vraag van COA geoperationaliseerd in de vorm van een bouwteam.
Diverse gemeenten zijn op deze wijze door het TOV ondersteund. Het bouwteam heeft bouwkundig, financieel en juridisch onderzoek verricht ten behoeve van de gemeenten en COA. Deze bijdragen worden zowel door de gemeenten als het COA positief gewaardeerd. Tevens heeft het COA de bouwkundige onderzoeken goed kunnen benutten. De taakstelling van de 3000 opvangplekken (2500 plekken door de provincie en 500 plekken VRU) is goed in beeld en leidt thans door de gemeenschappelijke inspanningen van gemeenten, COA en TOV tot een haalbaar perspectief.
De TOV is in november 2015 opgericht, en is voornemens tot 1 januari 2017 actief. Onderdeel van de TOV zijn de werktafel en het bouwteam. De werktafel bestaat uit 6 projectmanagers. Het bouwteam bestaat uit 4 personen: een consultant, financieel adviseur, jurist en bouwkundig ingenieur. Om de leden van de TOV te bekostigen is een bedrag nodig van € 300.000. Voorgesteld wordt dit bedrag beschikbaar te stellen ten laste van de algemene middelen.
Als er aanleiding toe is, dan komen we in de Najaarsrapportage 2016 terug op dit onderwerp.

Bijdrage Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Midden-Nederland

In 2014 is de provincie Utrecht toegetreden tot het Regionaal lnformatie- en Expertise Centrum Midden-Nederland (hierna, RIEC-MN). RIEC’s zijn regionale samenwerkingsverbanden die tot doel hebben om bij te dragen aan bestrijding van georganiseerde criminaliteit door informatie-uitwisseling en kennisopbouw, zodat de ondermijning van het openbaar bestuur wordt voorkomen of tegengegaan. Ondermijning brengt grote schade toe aan de kwaliteit van het openbaar bestuur.
Wij stellen voor om vanaf 2017 met een jaarlijkse financiële bijdrage van € 20.000 het RIEC-MN te ondersteunen. Met deze bijdrage willen wij, evenals de meeste andere provincies, invulling geven aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een weerbare overheid. Ook de provincie kan in haar taakuitoefening met betrekking tot bijvoorbeeld vergunningverlening en handhaving, kwetsbaar zijn voor criminaliteit die het bestuur ondermijnt. Dit taakoverstijgende onderwerp is een randvoorwaarde voor een aantal provinciale kerntaken. De hoogte van het bedrag is gebaseerd op het gemiddelde bedrag dat andere provincies bijdragen aan hun RIEC. Met een financiële bijdrage kan het RIEC gemeenten en provincie van ondermijningsbeelden voorzien en de weerbaarheid van de gemeentelijke en provinciale organisaties analyseren. Door een zwaardere aanpak in andere provincies lijkt er een waterbed-effect op te treden waarbij criminelen uit het zuiden van het land hun activiteiten verplaatsen naar Utrecht. Daarnaast komt het in toenemende mate voor dat Utrechters betrokken raken in dit circuit. Deze signalen bereikten de commissaris van de Koning zowel via de politie als via Utrechtse burgemeesters. Voorgesteld wordt om deze structurele bijdrage ad € 20.000 ten laste van de algemene middelen te brengen.

Uitvoering Interbestuurlijk Toezicht

Om het interbestuurlijk toezicht huisvesting vergunninghouders en het IBT-omgevingsrecht op het wettelijke basisniveau zoals beschreven in het door GS vastgestelde Uitvoeringsprogramma IBT, uit te kunnen voeren, is extra capaciteit van 1,8 fte nodig. Hiermee wordt het mogelijk om het IBT voor die twee terreinen uit te voeren in lijn met de eerder gemaakte afspraken met GS en met de lokale partners en om daarmee als volwaardige toezichthouder te kunnen acteren. Voor 1,2 fte van deze capaciteit is structureel geld beschikbaar. Voor de resterende 0,6 fte (schaal 11) wordt nu € 51.000 gevraagd. Voorgesteld wordt om deze structurele kosten ad € 51.000 ten laste van de algemene middelen te brengen.
Uitbreiding van formatieplaatsen heeft effect op de bedrijfsvoering. Vaste parameter per 1 fte is € 15.000. Dit vertaalt zich in een kostenpost van € 27.000. Voorgesteld wordt deze kosten van bedrijfsvoering te dekken binnen de claim voor IBT van € 51.000.  

Fonds ontwikkeling provincie Utrecht

Een rijk en veelzijdig cultureel leven draagt bij aan het welzijn van de inwoners en aan de aantrekkelijkheid van de provincie. Daarnaast versterken evenementen het profiel van Utrecht Topregio als vestigingsklimaat voor bedrijven. Zo wordt de economie van Utrecht gestimuleerd en kunnen inwoners en bezoekers profiteren van een levendig cultureel en sportief klimaat van hoog niveau.

Een fonds voor bijzondere, spraakmakende gebeurtenissen met een aanzienlijk publieksbereik maakt het mogelijk dat de provincie adequaat en flexibel kan inspelen op het stimuleren van aansprekende evenementen.

Wij stellen u voor in 2016 € 350.000 in dit fonds te storten. Dit fonds zal vervolgens op uitputting worden beoordeeld en mogelijk in volgende jaren aangevuld worden.
Met dit fonds geven we invulling aan motie 10 PS-Fonds voor grote en aansprekende evenementen d.d. 18 april 2016. Zie ook bijlage 6 met de kenmerken van de Reserve Fonds ontwikkeling provincie Utrecht.

Effect formatie uitbreiding op bedrijfsvoering

In deze kadernota zijn twee voorstellen opgenomen waarbij de formatie primair proces wordt uitgebreid. Uitbreiding van formatieplaatsen heeft effect op de bedrijfsvoering. Vaste parameter per 1 fte is € 15.000. Dit betekent voor de Wet Natuurbescherming een bedrag van € 105.000 (vanaf 2017) en voor IBT van € 27.000 (vanaf 2016). Voorgesteld wordt deze kosten van bedrijfsvoering te dekken binnen de claims van € 430.000 (Natuurbescherming) en IBT (€ 51.000).